Vraag het de coach – archief

<< terug naar het overzicht

Foutloze mails graag, en vlug!
Beste Petra. Steeds vaker moet ik zakelijke correspondentie per mail afhandelen. Maar ook kattebelletjes en korte mededelingen gaan via de mail. Ik merk tot mijn ergernis dat ik daar steeds meer tijd aan kwijt ben, maar het kan gewoon niet anders. De spelling en formulering moeten correct zijn. E-mail is tenslotte een officiŽle vorm van communiceren. Alles wat ik schrijf kan bewaard blijven en met gemak vermenigvuldigd worden, ook de zogenaamd onnozele mails. Bovendien, sommige correspondentie kan juridische gevolgen hebben. Daarom besteed ik altijd aandacht aan elke mail. Kwaliteit is gewoon belangrijk, vind ik. Ik stoor me aan de slordige mails vol taal- en spelfouten die ik soms van anderen krijg. Maar ik ben ook wel jaloers op collegaís die in een half uur klaar zijn met hun mails voor de hele dag. Ik zou het ook wel wat sneller willen doen allemaal! Hoe kan ik mezelf hierin bijsturen, zonder op kwaliteit in te leveren? Alvast hartelijke dank voor je antwoord.

Jij bent duidelijk een gewetensvol persoon. Vraag je dus naar eer en geweten af: wint jouw werk aan kwaliteit wanneer jij kostbare tijd besteedt aan het puntgaaf afleveren van onnozele zaken? Als je het begrip "kwaliteit" in de juiste proportie ziet, heb jij al veel gewonnen.

Jouw idealisme – sommigen noemen het misschien perfectionisme – inspireert jou om heel de wereld puntgaaf in orde te maken. Dat idealisme is mooi. Maar jij begaat er de klassieke idealistenvergissing bij: jij ziet jezelf over het hoofd. Zoiets kan nooit lang goed gaan, gelukkig. Mijn advies is tweeledig.
1. kies welbewust wat je wel puntgaaf gaat afleveren en wat niet meer
2. train jezelf in het maken van "fouten"

Van harte geef ik jou toestemming om een paar onderdelen van je werk en wereld helemaal puntgaaf in orde te maken. Maar dan ook niet meer dan een paar! Jij kiest welke. Je moet kiezen. Als je niet kiest ga jij er onderdoor en dan hebben we allemaal verloren. Kies een paar onderdelen die je helemaal puntgaaf in orde wilt maken en lever ze puntgaaf af. De rest moet je voortaan hafl, slordig, fout of helemaal niet doen. Is dat moeilijk? Ja, natuurlijk is dat moeilijk!

Maar geen nood: je mag klein beginnen. Met je mails bijvoorbeeld. Train jezelf om luchtig met mail om te gaan zoals anderen dat blijkbaar ook doen. Begin met expres fouten te schrijven in minder belangrijke mials. Aan sommige mails besteed je voortaan macimaal drie minuten. Verbied jezelf daarbij om ze te controleren op taal- en spelfouten. Krijg je mails van anderen, glimlach dan als je oog op een spelfout valt of is de zin krom. Daar word je mild van. Kun je er niet om glimlachen? Doe dan alsof, dat heeft hetzelfde effect. Probeer het maar. Krul je mondhoeken omhoog en verzacht je blik. Ga daarna over tot de orde van de dag. En onthoud waar het om gaat:

Veel plezier met werken, spelen, leren en leven!
Petra Megens


<< terug naar het overzicht