Vraag het de coach – archief

<< terug naar het overzicht

In het gareel
Ik geef als interimmer leiding aan administratief medewerkers die elk een eigen taak hebben waarvan de resultaten worden verzameld door een co÷rdinator. Ik weet weinig van de materie zelf en steun daarvoor op de coördinator. Een van de medewerkers functioneert niet naar behoren. Medeoorzaak lijkt te zijn dat hij moeilijk kan accepteren dat zijn collega is gevraagd te coördineren en niet hij. Die coördinator, moet ik toegeven, heeft soms een wat ongelukkige manier van communiceren. Omdat de verhoudingen al zo gevoelig liggen valt haar manier van doen vaak niet in goede aarde. Dat is iets om te bespreken met haar. Echter een groter probleem is die ander. Als de coördinator hem vraagt of een taak af is zegt hij ja maar even later blijkt dat het niet (helemaal) klaar is en moet er herhaaldelijk naar gevraagd worden en dan komt hij er nog niet mee. Dan moet ik inspringen en de vraag herhalen maar ook dan is het afwachten of er resultaat volgt. Ik stelde dat in een gesprek eens aan de orde waarna hij beterschap beloofde. Die belofte maakte hij niet waar. Hoe kan ik voor elkaar krijgen dat hij doet wat hij belooft of gewoon aangeeft dat hij het niet kan? Ik kan een functioneringstraject starten waarbij ik afspraken maak die steeds gecheckt moeten worden. Dat is erg arbeidsintensief en vergt gedegen materiekennis die ik niet zo maar paraat heb. Is er een effectievere manier om hem in het gareel te krijgen? Over zijn afschermgedrag heb ik hem ook al eens aangesproken, daarin is geen verbetering gekomen. Hij laat niet weten waar hij mee bezig is en geeft pas op het allerlaatste moment aan dat hij teveel werk heeft en hulp nodig heeft.

Deze gepasseerde medewerker levert een minimale bijdrage aan de doelen van de organisatie. Daar kunnen grofweg twee redenen voor zijn: ofwel hij kan het niet, of hij wil het niet. Tijd voor een functioneringsgesprek dus. Maak daarin ruimte om te achterhalen of deze medewerker moeite heeft met organiseren en plannen, of hij een motivatieprobleem heeft of privézorgen. Bespreek of en zoja waarom het hem zwaar valt te accepteren dat hij niet de coördinator is. Vraag hem of hij weet waarom hij het niet geworden is. Een functioneringstraject kan aan de orde zijn, maar ga in geen geval op uitvoeringsniveau deelafspraken met hem maken en die punt voor punt checken. Daarmee haalt u de verantwoordelijkheid voor het feitelijke werk naar u toe. Het gaat hier sowieso niet om "afspraken" maar om eisen. Dat wil zeggen: u stelt wat er van hem wordt verwacht, en geeft aan wat de gevolgen zijn als hij hieraan niet voldoet. U mag best het zoete woord "afspraken" gebruiken, zolang u maar bereid bent om de gevolgen van het niet-nakomen uit te voeren. Geef de medewerker ondertussen de ruimte om de eventuele onderliggende problemen kenbaar te maken en daar aan te werken. Afhankelijk van het soort probleem kunt u besluiten hem daarop te (laten) begeleiden. Misschien heeft hij ambities om elders co÷rdinator te worden, of kunt u hem in die richting motiveren. Het is goed dat u de coördinator aanspreekt op haar soms "ongelukkig communiceren". Zonder inhoudelijk te worden kunt u aan de gepasseerde medewerker laten weten, dat ook dit probleem uw aandacht heeft. Dat geeft hem het vertrouwen dat u rechtvaardig bent.

Veel plezier met werken, spelen, leren en leven!
Petra Megens


<< terug naar het overzicht